Website học kế toán online CHẤT LƯỢNG - GIÁ RẺ - UY TÍN hàng đầu

Những kỹ năng mà sinh viên, người đã đi làm kế toán đang rất thiếu và yếu

Đăng vào ngày 9 Tháng Tư, 2018

Nhiều sinh viên học tập trung học lấy rất nhiều bằng cấp nhưng không dành đến 10% thời gian đại học để trau dồi thêm các kỹ năng. Như tôi đã phân tích, bằng cấp không đảm bảo cho bạn việc làm.
 
Còn với người đã đi làm thì chỉ tập trung vào phát triển chuyên môn không thôi là chưa đủ. Nhà tuyển dụng họ quan tâm nhiều hơn đến kỹ năng ngoài kiến thức chuyên môn và bằng cấp của bạn không phải là cái mang lại lợi ích cho họ. Chính những kiến thức chuyên môn và kỹ năng thật sự của bạn mới là điều họ quan tâm và thực sự mang lại lợi ích cho họ. Họ đòi hỏi các ứng viên phải có chuyên môn để làm được một hay nhiều công việc chứ không phải một tấm bằng đẹp nhưng kỹ năng hạn chế.
 
Với nhà tuyển dụng, bằng cấp chỉ giống như một văn bản ghi vắn tắt những khả năng của ứng viên. Có thể giúp tiết kiệm thời gian nhưng cũng tốn kém hơn: Công ty sẽ phải trả nhiều hơn cho những người có bằng cấp đẹp đẽ, trong khi vẫn để lọt một số tài năng đặc biệt.
 
Nếu bạn không có điều Công ty cần thì một là bạn không được tuyển dụng, hai là nếu có được tuyển dụng thì sớm hay muộn bạn cũng bị đào thải. Đó là quy luật thị trường và họ buộc phải làm vậy nếu họ muốn tồn tại và phát triển. Nên nếu bạn có vào hoàn cảnh đó trong tương lai xin bạn đừng trách họ. Khi bạn ở vào vị trí của họ bạn sẽ hiểu.
 
Ai cũng có những ước muốn kiểu như: “Tôi muốn có tiền, tôi muốn có nhà, muốn một chiếc ô tô hoặc ổn định kinh tế cho gia đình, con cái được ăn học đầy đủ…”. Nhưng thực tế thì tất cả nhu cầu đó nếu như may mắn có được một trong số đó thì nó chỉ là trong thời điểm hiện tại, trước mắt.
 
Chúng ta sẽ khó mà duy trì được những lợi ích, thành công đó bền vững một cách lâu dài 5-10-20 năm sắp tới. Để có thể kéo dài thời gian thành công thì một trong số đó bạn cần đầu tư vào kỹ năng, giá trị của bản thân để có được sự bền vững và thành công kéo dài. Sự đảm bảo về kinh tế của bạn không nằm ở công việc mà bạn đang làm, nó nằm ở năng lực của bạn (kiến thức chuyên môn, tư duy, học hỏi, sáng tạo, thích ứng, thái độ). Để thành công trong bất kì tổ chức nào, bạn cũng cần phát triển các kỹ năng để có thể thích ứng được với các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.
 
 
 
 
Thường chúng ta chỉ chú ý đến kết quả trước mắt và hài lòng với hiện tại mà không nghĩ rằng xã hội luôn vận động và thay đổi, những cái chúng ta có và làm được hiện tại thì trong thời gian tới sẽ rất nhiều người có thể làm được và làm tốt hơn chúng ta.
 
Các công ty cần người có thể tiếp nhận, phân tích thông tin và tìm cách giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp. Nếu chỉ biết chuyên môn thì bạn không thể thăng tiến trong nghề.
 
Dưới đây là quan điểm của một nhà tỷ phú trên thế giới:
 
+  Những gì cần học và cách học như thế nào quan trọng hơn học ở đâu và trong bao lâu.
 
+  Những giáo viên giỏi nhất đều có trên Internet, những cuốn sách hay nhất cũng ở trên Internet. Thậm chí những người cùng chí hướng cũng có mặt trên Internet.
 
+  Công cụ để học tập luôn phong phú, khát khao học tập mới là thứ khó tìm.
 
Vì vậy, đừng chỉ “thấy cây mà không thấy rừng”. Chính xác, có bằng cấp cũng khá tuyệt vời, nhưng tờ giấy đắt đỏ đó không phải là tất cả, cũng không phải đích đến cuối cùng. Giải thưởng đáng giá nhất trong cuộc sống không phải là học vị trong tên của bạn, mà là khả năng thực hiện những điều tuyệt vời.
 
 
Trong một xã hội mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển, tương lai sẽ rất nhiều việc làm không cần con người mà sử dụng robot hoặc trí tuệ nhân tạo thì kỹ năng lại càng quan trọng để bạn có thể cạnh tranh được trên thị trường lao động. Kỹ năng là yếu tố tạo nên sự khác biệt cho con người mà robot hay trí tuệ nhân tạo chưa thể thay thế được. Thậm chí người có kỹ năng vẫn rất khó thay thế bởi người không có kỹ năng.
 

1/ Kỹ năng “bán” (thể hiện) bản thân của bạn

Bạn muốn có một công việc lý tưởng với thu nhập cao ư? Bạn phải biết “bán” bản thân mình. Điều đó còn giúp cho bạn có được cơ hội thăng tiến nhiều hơn trong tương lai. Không phải lúc nào những người thông minh nhất và chăm chỉ nhất cũng được ngồi vào đúng vị trí. Chỉ có những người có khả năng thể hiện mình trước ông chủ mới làm được điều đó. Nhiều người khó thăng tiến dù họ có chuyên môn, bằng cấp tốt vì họ không biết cách thể hiện với sếp.
 

2/ Kỹ năng vượt qua nỗi sợ “bị từ chối”

Trong chúng ta, đặc biệt là các bạn mới ra trường khi bắt đầu công việc thường có rất nhiều ý tưởng mới mẻ, có rất nhiều nhiệt huyết và mong muốn đóng góp những ý tưởng hay và sáng tạo cho Công ty.
 
Nhưng khi chúng ta đóng góp thì có thể bị sếp hoặc mọi người xung quanh “từ chối” và cho là không khả thi. Họ nói rằng chúng ta “chưa có kinh nghiệm”, “chưa hiểu rõ về Công ty, quy trình, công việc…”, “chưa có tầm nhìn bao quát, chỉ mới nhìn phiến diện 1 vấn đề”…Một số ý kiến là phản ánh đúng thực trạng, và chúng ta công nhận điều đó. Nhưng vấn đề là những lời từ chối đó dần dần tạo thành 1 bức tường  khiến chúng ta “không dám nói”, “không dám làm”, “không dám đưa ý kiến” và “nhụt chí”. Nếu ai bị ám ảnh bởi những điều đó thì sẽ dần trở lên bị động, thiếu tự tin vào bản thân, cho rằng mình không có năng lực, không thể đóng góp được những điều quan trọng cho Công ty.
 
Từ đó, công việc của chúng ta chỉ bình bình, không có gì nổi bật, không có gì sáng tạo, cả sếp và chúng ta đều thừa nhận rằng “chúng ta chỉ là một nhân viên bình thường, không có gì nổi bật”. Vậy thì có điểm gì đáng cho chúng ta được tăng lương? điểm gì đáng cho chúng ta được thăng tiến? và chúng ta có gì trên bàn đàm phán với sếp rằng chúng ta có giá trị?
 
Đây là điều rất đáng tiếc khi chúng ta mất đi động lực phấn đấu, mất đi mong muốn đóng góp, mất đi cái nhìn tích cực về khả năng của bản thân. Và bạn sẽ luôn cho rằng: năng lực mình chỉ có thế, mình sẽ không thể nào tiến xa hơn được.
 
Tình trạng tương tự cũng xảy ra khi chúng ta còn nhỏ, đang đi học. Tôi nhớ hồi khi tôi học tiểu học rất nhiều bạn bè tôi học lực đều như nhau. Sau đó, dần dần vì môi trường gia đình, vì những lời phê bình của cha, mẹ, thầy cô mà nhiều bạn mất đi động lực học, hoặc do gặp khó khăn trong việc học ở những thời điểm nào đó mà bị hổng kiến thức, không vượt qua được rồi chán, và kết quả học tập cũng trôi đi từ đó. Xã hội bây giờ còn có thêm rất nhiều những tác động làm ảnh hưởng đến sự tập trung học tập của học sinh như: tivi, internet, máy tính, điện thoại…Chúng ta đang ngày càng dành nhiều thời gian cho giải trí, cho hưởng thụ hơn là đầu tư vào bản thân để nâng cao giá trị và phát triển sự nghiệp.
 
Vì vậy, bạn nên rèn luyện tinh thần cho mình để vượt qua nỗi sợ “bị từ chối”, hãy vượt qua những nỗi sợ khi người khác “đánh giá” về mình. Dù có những đóng góp của họ là thẳng thắn và đúng ở thời điểm nhất định thì bạn phải tin tưởng rằng bản chất chúng ta không phải là xấu, không phải là yếu, kém. Hãy coi đó là những bài học, kinh nghiệm để vượt qua và nỗ lực hơn nữa. Rồi sẽ có ngày những đóng góp, ý tưởng, ý kiến của bạn được người khác đánh giá cao và thừa nhận. Nếu bạn không ngừng nỗ lực và phấn đấu, bạn sẽ thành công.
 
Hãy nhớ rằng chúng ta mới là người phải có trách nhiệm với tương lai của mình. Không ai có thể biến chúng ta thành kẻ yếu, kém mãi mãi trừ khi bạn cũng cho là như thế. Tất cả những đánh giá ngày hôm nay chỉ mang tính chất thời điểm và không quyết định tương lai sau này của bạn. Mà chính thái độ, nỗ lực của bạn mới quyết định điều này.
 

3/ Học từ những người xung quanh

Xunh quanh bạn sẽ có rất nhiều người họ có những thế mạnh riêng mà đa phần người khác không có. Đấy là những điểm bạn có thể học hỏi để hoàn thiện bản thân hơn nữa. Tôi ví dụ như một người bảo vệ chuyên nghiệp họ sẽ có những nguyên tắc nhất định, tính trung thực, sự hoài nghi khi có dấu hiệu rủi ro (khi họ đang trông giữa tài sản)…và trong đó có những điểm phù hợp với nghề của chúng ta.
 
Những nhân viên bán hàng, kinh doanh chuyên nghiệp thường có kỹ năng giao tiếp khéo léo, biết cách tạo quan hệ gần gũi với khách hàng, biết dẫn dắt câu truyện với khách hàng. Đây là kỹ năng chúng ta cần học khi làm việc với giao tiếp với người khác, khiến người khác coi trọng và lắng nghe mình.
 
Khi bạn tìm ra những điểm mạnh của họ và giao tiếp với họ xoay quanh những chủ đề đó, họ sẽ rất thích thú khi chia sẻ với bạn (ai cũng mong muốn điểm mạnh của mình được ghi nhận) và bạn sẽ tạo được mối quan hệ gần gũi với họ thông qua những câu chuyện này. Hãy mời họ đi ăn trưa và tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và những người mà bạn muốn học hỏi trong Công ty. Họ sẽ chỉ cho bạn được nhiều điều.
 
Công ty của bạn là một tập con trong một tập lớn đang thay đổi từng ngày. Yêu cầu của khách hàng sẽ không ngừng tăng lên, đối thủ cải tiến liên tục để cạnh tranh và đánh bật chúng ta. Nếu cứ “bổn cũ soạn lại” thì bản thân bạn sẽ không thể duy trì được những gì mà hiện tại đang có. Công ty dẫm chân tại chỗ thì sẽ chết, bạn cũng như vậy. Do đó, việc học hỏi, nâng cao giá trị bản thân của bạn để đáp ứng tốt yêu cầu công việc là yêu cầu tất yếu mà bạn cần tuân theo. Tất cả những gì bạn đang có và thấy thỏa mãn ngày hôm nay thì rất có thể tương lai sẽ không còn nữa nếu bạn không phát triển bản thân để nâng giá trị lên (may mắn không phải luôn luôn xuất hiện trong đời của chúng ta).
 

4/ Giúp đỡ người khác

Một trong những điều khiến cho mối quan hệ của bạn với người xung quanh tốt hơn là bạn nên giúp đỡ người khác ngay khi có thể. Trong thời gian làm kiểm toán tôi học được rất nhiều kiến thức về excel và nó rất có tác dụng giúp tôi trong công việc sau này. Khi tôi chuyển sang làm kế toán trưởng thì tôi phát hiện ra rất nhiều phòng ban khác yếu excel. Trong Công ty có một vấn đề là phòng kỹ thuật, kho và phòng kế toán hoàn toàn không ăn khớp về mã vật tư với nhau. Mỗi phòng có một danh sách mã riêng và tồn tại song song cả mã kỹ thuật và mã kế toán. Mã kỹ thuật là một mã khoảng hơn 10 ký tự và rất khó nhớ. Do đó, kế toán và kho phải thiết lập 1 danh sách mã riêng và chỉ có khoảng 5 ký tự để cho dễ nhớ hơn (vì Công ty không dùng hệ thống mã vạch nên mỗi lần nhập vật tư là phải nhớ mã vật tư chính xác).
 
Một vấn đề nữa là kỹ thuật là người “đẻ” ra mã (chúng tôi thống nhất như vậy) nhưng kế toán và kho hoàn toàn không nắm được thông tin cập nhật khi có mã mới phát sinh. Do đó, tôi phải dùng giải pháp là tạo 1 danh sách chung mã và tên vật tư bằng excel mà cả kỹ thuật, kế toán và kho đều có thể nhìn thấy được. Và tôi đưa danh sách này lên internet (google drive). Như vậy khi kỹ thuật tạo ra mã mới thì kế toán và kho đều biết mã và tên vật tư chính xác.
 
Vấn đề tưởng như đơn giản trong việc truyền thông tin này lại rất hay gặp ở các Công ty. Rất nhiều trường hợp các phòng ban không biết dùng phương tiện nào để truyền thông tin và thông báo cho nhau hiệu quả. Đa số đều dùng điện thoại cá nhân liên hệ với cá nhân và nó hoàn toàn không hiệu quả, tốn kém chi phí và không mang tính lan tỏa (nhiều người cùng biết thông tin 1 lúc).
 
Nhờ những kỹ năng, cách giải quyết vấn đề và giúp đỡ mọi người như vậy mà tôi dần dần xây dựng được niềm tin và uy tín với mọi người xung quanh. Trưởng phòng kỹ thuật rất hứng thú với những kỹ năng excel của tôi. Đó là 1 trong những yếu tố khiến cho mối quan hệ trở lên gắn bó hơn.
 

5/ Không ngừng sáng tạo

Trong công việc hàng ngày sẽ luôn luôn có những cách thức, phương pháp khiến cho bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, chất lượng công việc cao hơn. Nếu bạn có thể nghĩ hoặc tìm được cách khác làm tốt hơn thì sẽ khiến cho bạn làm việc hiệu quả hơn, đỡ vất vả và mất thời gian hơn.
 
Công ty nơi tôi làm kiểm toán có cung cấp dịch vụ hạch toán kế toán cho khách hàng. Một lần nhóm tôi khoảng bảy người phải làm công việc làm nhập tất cả phiếu nhập vào phần mềm kế toán. Thời gian dự kiến là mất khoảng hai tuần. Sau đó, tôi nhận thấy có một cách làm khác đó là lấy dữ liệu mà khách hàng đã theo dõi các phiếu nhập, xuất hàng ngày để đưa dữ liệu đó vào phần mềm kế toán mà không phải nhập liệu lại. Và thời gian chỉ mất khoảng 2 tiếng cả tìm hiểu tính năng phần mềm và đưa dữ liệu vào phần mềm.
 
Tình trạng tương tự cũng xảy ra ở rất nhiều doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp nào không có hệ thống phần mềm kiểu ERP thì đa phần các phòng ban khác lập chứng từ xong kế toán sẽ phải mất công nhập lại thông tin một lần nữa vào phần mềm kế toán. Tức là cùng trong một doanh nghiệp thông tin bị nhập lại 2 lần ở 2 phòng ban khác nhau. Đây là sự lãng phí thời gian trong doanh nghiệp.
 
 
 
Các siêu thị họ có hệ thống kết nối nên bạn có thể thấy khi nhân viên thu ngân nhập liệu thông tin thanh toán thì tự động những thông tin như ngày bán hàng, mặt hàng đã bán, số lượng, chủng loại, giá cả…sẽ được liên kết và tự động dữ liệu được chuyển vào phần mềm kế toán. Do đó, sẽ không phải thuê người nhập lại thông tin 1 lần nữa trong phòng kế toán. Đấy chính là hiệu quả.
 
Chúng ta làm việc chăm chỉ là tốt nhưng trong một số trường hợp chúng ta cần phải làm việc thông minh và hiệu quả. Cách thức chúng ta giải quyết vấn đề, sáng tạo ra phương pháp làm việc hiệu quả, ít tốn thời gian hơn rất quan trọng. Việc sáng tạo thường là kết quả của động lực “lười tích cực” vì chúng ta muốn tìm ra hoặc học hỏi được những cách giải quyết vấn đề hiệu quả và tốt hơn. Sẽ luôn luôn có nhiều cách giải cho một bài toán, vấn đề là bạn có tìm được cách giải nhanh nhất hay không mà thôi.
 
Khi tôi còn nhỏ lúc đó bác tôi làm công nhân cho một nhà máy và hồi đó chưa có máy vi tính. Kế toán phải làm lương hoàn toàn bằng tay một cách thủ công. Bạn có thể tưởng tượng được câu chuyện không có máy vi tính thì khối lượng công việc hồi đó khủng khiếp như thế nào. Công nhân là người chấm công, tính lương cho chính bản thân mình và gửi kế toán chấm chéo lại.
 
Cả một nhà máy tất cả mọi người phải tham gia vào việc tính lương. Nhưng giờ đây ai còn giữ thói quen và phương pháp làm việc đó chắc chắn sẽ bị đào thải và bắt buộc phải chuyển sang máy vi tính.
 
Bạn có thể thấy xã hội sẽ ngày càng xuất hiện nhiều công cụ hỗ trợ và phương pháp làm việc mới hiệu quả hơn. Và chúng ta sẽ phải thích nghi với những sự thay đổi đó, áp dụng những cách thức làm việc mới, hiệu quả vào công việc của mình.
 
Tôi thường thấy kế toán thường có rất nhiều câu hỏi thắc mắc của các phòng ban khác hàng ngày và kế toán phải giải thích, hướng dẫn cho họ trong nhiều tình huống. Vậy tại sao họ không làm hướng dẫn dùng chung và kế toán có thể dùng để gửi cho các phòng ban khi cần mà không mất công hướng dẫn hay giải thích lại. Thường đáng buồn là chúng ta không thích làm các hướng dẫn, chúng ta chỉ thích lặp lại công việc hướng dẫn cho người khác khi họ cần.
 
Ngân hàng cũng như vậy, một số nhân viên ngân hàng thường có rất nhiều thủ tục mà khách hàng không biết, yêu cầu ngân hàng hướng dẫn (những thủ tục này có thể không có sẵn trên website của ngân hàng). Vậy tại sao họ đưa bản hướng dẫn đó lên website và khi có khách cần thì chỉ việc gửi link cho khách hàng? Nếu họ không thể đưa hướng dẫn lên website được thì họ cũng hoàn toàn có thể nhờ bộ phận quản lý website để giúp họ đưa hướng dẫn đó lên website. Với những công việc lặp lại nhiều lần thì hãy tìm cách để bạn không phải thực hiện lại.
 
Bạn hãy xem câu chuyện sau: Câu chuyện về chiếc rìu của người tiều phu.
 
Chuyện xưa kể rằng, có một anh tiều phu đến gặp ông chủ xưởng gỗ để xin làm việc. Thấy anh khỏe mạnh, chăm chỉ, lại thật thà, ông chủ xưởng nhận ngay.
 
Để đáp lại lòng tốt của người chủ, anh tiều phu tự nhủ sẽ làm việc thật cố gắng. Vác chiếc rìu của mình lên vai, anh chàng đi vào rừng và chăm chỉ đốn gỗ.
 
Sau một ngày dài làm việc, người tiều phu mang về 18 cây gỗ. Ông chủ hài lòng, vỗ vai anh và khích lệ: “Tốt lắm chàng trai, hãy cứ tiếp tục phát huy”.
 
Ngày tiếp theo, anh chặt tới 20 cây gỗ, rồi 25 cây, 30 cây. Số tiền kiếm được ngày càng nhiều, sự tin tưởng của người chủ càng lớn.
 
Ngày thứ 5, sau khi làm việc hăng say từ sáng đến tối, anh tiều phu chắc mẩm mình đã chặt được nhiều hơn số gỗ ngày trước đó. Nhưng khi đếm lại, anh giật mình phát hiện ra số gỗ mình chặt được chỉ được 15 cây.
 
Tự nhủ không thể để chuyện này lặp lại, sang ngày thứ 6, anh chàng thậm chí làm việc quần quật hơn hôm qua, không nghỉ lấy một phút. Thế nhưng, kết quả cuối ngày khiến anh rất buồn lòng khi số gỗ đốn được chỉ là 15 cây.
 
Anh chàng tìm đến ông chủ, buồn rầu thanh minh: “Có lẽ tôi đã mất đi sức mạnh của mình rồi thưa ngài. Tôi không thể hiểu chuyện gì đã xảy ra”.
 
Ông chủ xưởng gỗ nhìn người tiều phu và chiếc rìu sứt mẻ của anh ta một lúc lâu, rồi thong thả hỏi: “Lần cuối cùng cậu mài chiếc rìu của mình là khi nào?”.
 
“Mài rìu ư? Tôi đã dành hết thời gian của mình để đốn cây, chẳng có giây phút nào ngơi nghỉ để mài rìu cả”, anh tiều phu thật thà đáp.
 
“Vậy đó chính là lý do đấy chàng trai”, ông chủ đáp lại.
 
Thường chúng ta không chú ý đến sự cải tiến để giúp cho ta có thể làm việc tốt hơn, chúng ta chỉ quen làm việc chăm chỉ chứ không thông minh.
 

6/ Kỹ năng quản lý

Chúng ta bất cứ ai khi phát triển nghề nghiệp đến mức độ nào đó thì sẽ cần thay đổi về chất, chuyển sang cấp độ quản lý (kiểm toán viên, trưởng nhóm, kế toán trưởng hay trưởng hoặc phó phòng…). Nếu như trước đây bạn chỉ quản lý với chính bản thân bạn thì khi lên cấp độ quản lý bạn phải quản lý bản thân và người khác. Đây là cơ hội thăng tiến và cũng là cơ hội tăng thu nhập cho bạn. Nếu vẫn ở cấp độ cũ thì mức thu nhập có thể dừng lại ở một mức nhất định và Công ty khó lòng trả cao hơn mặc dù bạn làm tốt.
 
Những kỹ năng quản lý bạn sẽ phải học bao gồm rất nhiều như: quản lý thời gian, kiểm soát công việc, quản lý và giao việc cho nhân viên, giao tiếp với nhân viên, hướng dẫn nhân viên…Tất cả các kỹ năng khi quản lý bản thân bạn học được đều sẽ có tác dụng khi bạn quản lý nhân viên và truyền cho họ những điều tốt mà bạn có để học có thể làm được và đạt yêu cầu công việc. Nhà quản lý là người biết phối hợp tập thể để làm được khối lượng công việc quy mô hơn gấp nhiều lần so với một người làm.
 
Trong tương lai khi mà nhiều công việc được sử dụng bởi robot thì kỹ năng quản lý nhân sự là không thể thay thế được bởi robot. Robot có thể có kỹ năng phân tích, toán học tốt hơn con người nhiều nhưng không thể thay thế con người trong vai trò lãnh đạo và quản lý.
 
Với những người đã đứng ở vị trí quản lý, bạn có thể tự nhận thấy mình đã thực sự đứng ở vai trò quản lý chưa bằng cách hãy để ý khi bạn giao việc. Khi giao việc cho cấp dưới mà họ không thực hiện được thì một nhà quản lý chú trọng vào chuyên môn sẽ làm thay để không phải mất công hướng dẫn. Trong khi một nhà quản lý tập trung vào kỹ năng quản lý sẽ tìm hiểu xem nguyên nhân tại sao mình giao việc mà cấp dưới không làm được. Từ đó, khiến cho năng lực quản lý và hướng dẫn của bản thân tăng lên, thêm kinh nghiệm về tư duy quản lý.
 
Đến khi nào mà bạn có thể hướng dẫn cả cho những người mới ra trường, hoặc người có tư duy không tốt làm được công việc theo yêu cầu thì đến lúc đó bạn đã nâng cấp kỹ năng quản lý và hướng dẫn cấp dưới của mình lên một tầm cao mới.
 
 
>>> Xem ngay những khóa học kế toán online theo hình thức cầm tay chỉ việc để bạn có thể thành thạo kế toán
 
 
Đối với những nhân viên mà có tính chủ động cao, sáng tạo, trách nhiệm trong công việc thì bạn hãy giao việc theo kiểu ủy quyền nhiều hơn, tập trung giải thích cho họ kết quả công việc và mong muốn cần hoàn thành công việc chứ không tập trung vào quá trình và phương pháp. Hãy để cho họ làm theo cách của họ và phát huy sức sáng tạo cao nhất để đạt được hiệu quả công việc.
 
Nhà quản lý tốt là người cần biết và hiểu cả những việc chi tiết, vừa có thể thông cảm, thấu hiểu cho nhân viên, vừa có thể hướng dẫn và làm thay nhân viên khi thực sự cần (như thiếu người). Tôi đã gặp rất nhiều trường hợp nhà quản lý có tư duy, kiến thức nhưng họ không hiểu công việc chi tiết. Do đó, họ chỉ đạo nhân viên sai hướng, đến mức thay vì họ chỉ ra kết quả cần đạt được họ lại tập trung vào phương pháp và cách làm. Khi nhân viên làm theo cách đó thì không ra kết quả mong muốn. Điều này sẽ gây ra tâm lý không tốt cho nhân viên và dần dần hình thành trong nhận thức của nhân viên sếp là người: “chỉ biết chỉ tay 5 ngón”.
 
 
>>> Xem ngay những khóa học kế toán online theo hình thức cầm tay chỉ việc để bạn có thể thành thạo kế toán
 
 
Ngoài ra, việc không hiểu công việc chi tiết sẽ dễ dẫn tới bạn không thấu hiểu khó khăn mà nhân viên gặp phải, nếu gặp phải những nhân viên có tính cách nội tâm, hay sợ sếp thì họ sẽ không dám lên tiếng. Họ chỉ biết nhận việc và tự cam chịu khó khăn đó. Đến khi không hoàn thành được họ sẽ nhận được trách cứ và lên án từ sếp. Điều này sẽ dần dần làm cho khoảng cách của sếp và nhân viên ngày càng gia tăng, và công việc không suôn sẻ thì ngày càng nhiều lên.
 
Khi có được kiến thức công việc chi tiết, biết cách làm bạn hoàn toàn có thể cùng nhân viên trao đổi công việc, cách thức giải quyết vấn đề, quan trọng là bạn và nhân viên đang nói cùng một ngôn ngữ chuyên ngành, đang tưởng tượng ra cùng 1 cách làm và đều hiểu rõ là có những khó khăn nào trong quá trình làm. Từ đó, việc bàn bạn hướng giải quyết hoặc là sáng tạo ra cách làm hiệu quả hơn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Từ đó mà sự gắn bó của bạn và nhân viên sẽ tốt hơn rất nhiều, dần dần tạo nên sự đoàn kết vô hình trong công việc.
 
Rất nhiều người sợ làm “sếp” vì họ chưa tự tin với kiến thức, sự thành thạo, kỹ năng, kinh nghiệm của mình. Họ sợ mình không hướng dẫn được cấp dưới, không kiểm soát được công việc của cấp dưới, không tự tin vào kiến thức và kinh nghiệm của mình.
 
Bạn có muốn tương lai mình cũng như vậy?
 
Sự tự tin bắt nguồn từ kiến thức-kinh nghiệm
 
Kiến thức và kinh nghiệm bạn có từ những gì bạn học và làm
 
 
 
[Khi kiến thức thuế không còn là thách thức]
 
 

7/ Biết đàm phán, tạo mối quan hệ tốt với các bên

Nếu bạn làm ở vị trí kế toán trưởng thì việc biết đàm phán và có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, ngân hàng sẽ giúp cho bạn nhiều trong công việc và thậm chí được lợi cho doanh nghiệp nhiều.
 
Khi tôi làm kế toán trưởng 1 trong những thành công là chúng tôi đã đàm phàn được với nhà cung cấp để kéo dài thời hạn thanh toán cho doanh nghiệp và giảm được lãi suất vay ngân hàng. Việc này đã giúp cho doanh nghiệp giảm được rất nhiều chi phí và tận dụng tốt nguồn vốn của các bên.
 
Ngoài ra, một số công ty lớn bạn sẽ cần phải biết quản trị tài chính cho tốt. Trong đó, gồm việc kiểm soát các khoản vay, thời hạn trả vay và công nợ. Việc bạn quản trị tốt các khoản thu và các khoản chi trong doanh nghiệp, tránh để tiền vào trạng thái nhàn rỗi sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được chi phí từ việc sử dụng vốn. Ví dụ: nếu Công ty bạn đang có 1 lượng tiền nhàn rỗi nhất định dư ra mà không phải sử dụng trong vòng vài tháng thì bạn nên cân nhắc gửi tiền tiết kiệm hoặc trả 1 phần gốc vay ngân hàng để tăng tối đa doanh thu, giảm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.
 
Việc xác định trước dòng tiền thu và chi sẽ khiến cho bạn chủ động trong tài chính, sử dụng tiền hiệu quả. Tránh tình trạng bị động về tài chính đặc biệt là các khoản nợ và vay ngân hàng. Doanh nghiệp sử dụng càng nhiều khoản vay, nợ thì áp lực tài chính và trả nợ càng lớn. Đặc biệt với các doanh nghiệp mà vòng quay trong kinh doanh bị chậm trong vài tháng thì áp lực lại càng lớn và có thể dẫn đến doanh nghiệp mất khả năng thanh toán trong ngắn hạn. Từ đó, mất uy tín với nhà cung cấp, ngân hàng dẫn đến một loạt các chính sách và cơ chế tốt trước đây sẽ không được nhà cung cấp và ngân hàng ưu tiên nữa.
 

8/ Làm tốt từ những điều nhỏ nhất

Rất nhiều người thiếu kiên nhẫn, muốn thành công nhanh nhưng khi được giao việc làm cho xong, kết quả công việc không cao, chất lượng chỉ ở mức trung bình. Theo quan điểm của tôi bạn hãy cố gắng làm tốt từ những điều nhỏ nhất.
 
Khi bạn đã làm tốt những việc nhỏ thì bạn sẽ xây dựng được uy tín, niềm tin với sếp và đồng nghiệp. Chắc chắn những cơ hội lớn hơn sẽ đến với bạn, không ai muốn giao cho bạn những công việc quan trọng mà việc nhỏ bạn làm không tốt. Làm tốt những việc nhỏ cũng giúp cho bạn có nền tảng vững chắc, cẩn thận và chỉnh chu trong công việc. Đó là yếu tố rất cần thiết để làm những việc lớn hơn.
 

9/ Kỹ năng tin học

Trong xã hội ngày nay thì thành thạo tin học và các công cụ hỗ trợ công việc là rất quan trọng. Nó ảnh hưởng lớn đến năng suất, chất lượng công việc, giảm tải cho bạn…Rất nhiều người làm việc vất vả vì họ không có hoặc không sử dụng công cụ làm việc tốt.
 
Một điều chúng ta có thể nhận thấy là làm kế toán trên máy tính bao giờ cũng nhanh hơn, chính xác hơn làm kế toán thủ công của 20 năm về trước. Sử dụng phần mềm kế toán bao giờ cũng hiệu quả và tốt hơn là sử dụng excel. Những hệ thống phần mềm còn cho phép bạn có thể ra báo cáo tức thời ngay sau khi hạch toán, thậm chí sếp của bạn có thể vào điện thoại để tra cứu số liệu thông tin trên phần mềm mà bạn không cần phải gửi mail cho họ.
 
Xã hội đang tiến dần đến thời đại mà thông tin và báo cáo là theo thời gian thực. Bất cứ những thông tin gì bạn hạch toán vào phần mềm kế toán thì cũng sẽ cho ngay báo cáo mà nhà quản trị cần. Chứ không nhất thiết phải do bạn tổng hợp thông tin và làm báo cáo ngoài excel nữa.
 

10/ Làm việc nhóm

Kỹ năng này rất quan trọng vì trong xã hội ngày nay thì không ai có thể làm việc một mình. Mỗi người sẽ có vai trò nhất định trong tổ chức và việc phối hợp tốt với nhau để công việc suôn sẻ là rất quan trọng. Khi tôi còn là kế toán trưởng hàng ngày rất nhiều vấn đề liên quan đến làm việc nhóm phát sinh. Trí tuệ tập thể sẽ giúp bạn giải quyết những công việc phức tạp, quy mô lớn, liên quan đến nhiều bộ phận.
 
 
 
 
Có thể là kế toán phối hợp không tốt với các phòng ban. Ví dụ: bộ phận mua hàng không có kế hoạch trước với nhà cung cấp về vấn đề thanh toán mà đến sát ngày mới giục kế toán thanh toán khiến cho kế toán không kịp chuẩn bị tiền. Hoặc khi nhập hàng về không có kế hoạch trước để báo cho kho và kế toán chủ động bố trí người nhận hàng, kiểm đếm khi cần. Hoặc nhà cung cấp giao hàng không đúng số lượng và chủng loại đã đặt hàng nhưng lại không có thông báo đến khi kiểm hàng mới biết. Hoặc khi phòng kỹ thuật thay đổi vật tư trên phiếu sản xuất cũng không báo trước cho các bộ phận liên quan. Những việc như vậy đều khiến cho tất cả mất thời gian chết do ách tắc công việc.
 
Bạn cần nhớ 1 nguyên tắc là công việc sau bị ảnh hưởng bởi thông tin và tiến độ của công việc trước. Do đó, khi bạn làm thì bạn phải tính trước, tính sau xem việc mình làm và thay đổi như vậy có ảnh hưởng đến người khác hay không. Nếu ảnh hưởng thì cần thông tin, thông báo cho họ biết để họ chủ động.
 
Vấn đề nữa là khi mọi người làm việc thường thích làm độc lập mà không để ý rằng những công việc mà cần nhiều người tham gia thì việc họp nhóm thống nhất cách làm, kết quả công việc trước khi làm là rất cần thiết. Tôi đã nhìn thấy rất nhiều trường hợp vì không thống nhất cách làm và kết quả cần đạt được mà mỗi người làm một hướng và sai yêu cầu, rồi mất công làm lại.
 
Làm việc nhóm tốt sẽ giúp cho bộ máy hoạt động trơn tru, hiệu quả, tránh thời gian chết, lãng phí. Vấn đề quan trọng nữa là những sự việc như vậy sẽ khiến cho mọi người có tâm lý ức chế, khó làm việc với nhau, mất đoàn kết nội bộ và dần dần thiếu tinh thần hợp tác với nhau trong các công việc sau này. Hậu quả lâu dài thì bạn cũng có thể đoán được.
 
 
 
 
Đó cũng là nguyên nhân mà nhiều bạn thấy môi trường làm việc ở Công ty hiện tại không tốt. Bạn luôn có cảm giác mọi người không gần gũi, thân thiện, hỗ trợ lẫn nhau mà chỉ nghi kỵ và ghen ghét nhau. Dần dần bạn sẽ chán công việc, mất động lực làm việc vì khi làm việc nhóm bạn sẽ thấy rất ức chế. Từ đó, kết quả công việc không cao, công sức của bạn sẽ không được công ty công nhận vì vậy mà bạn cũng khó có cơ hội tăng lương và thăng tiến.
 

11/ Giải quyết vấn đề

 
Giải quyết vấn đề là gì?
 
Đó là một quá trình, hành động gồm: hiểu rõ tình huống, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, hành động để xử lý triệt để vấn đề (liên tục điều chỉnh nếu thấy cần thiết).
 
Hiểu rõ tình huống: rất nhiều người thường không coi trọng hoặc bỏ qua bước này. Việc không hiểu rõ tình huống theo tôi giống như là bạn đang hiểu sai đề bài. Khi bạn hiểu sai đề bài thì đáp án bạn đưa ra sẽ bị lạc đề, kèm theo đó là công sức, thời gian và tiền bạc bạn bỏ ra. Ví dụ: sếp giao cho bạn đối chiếu công nợ với bên A nhưng bạn nghe nhầm thành bên B và bạn đi làm với bên B. Khi sếp nhận được báo cáo không đúng thì bạn phải làm lại, lỡ việc của sếp, có thể còn xảy ra chuyện mâu thuẫn giữa sếp và nhân viên. Thực tế có rất nhiều tình huống như vậy.
 
Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ vấn đề: khi bạn hiểu rõ tình huống và vấn đề thì bạn sẽ cần phải tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề. Bạn có thể tự tìm hoặc bàn bạc, trao đổi với đồng nghiệp, cấp trên để cùng tìm ra nguyên nhân (tại sao công nợ của hai bên lại lệch nhau? ai là người sai hay cả hai cùng sai?). Lúc này kỹ năng làm việc nhóm có thể sẽ cần thiết với bạn. Làm thế nào để trong thời gian nhanh nhất chỉ ra được nguyên nhân và đưa ra được giải pháp xử lý tốn ít thời gian, công sức, đạt hiệu quả cao nhất là phụ thuộc vào kỹ năng của mỗi người. Lưu ý ở bước này bạn cần phải chỉ ra được phương pháp giải quyết vấn đề.
 
Hành động: bước này là bước cuối cùng. Bạn sẽ phải thực hiện bằng hành động để giải quyết vấn đề. Trong quá trình làm, nếu cách thực hiện mất thời gian, không hiệu quả hãy tìm những phương pháp khác để giải quyết tốt nhất vấn đề thay vì làm một con ong chăm chỉ và tốn thời gian. Bạn hãy cố gắng làm việc thông minh.
 
Người biết giải quyết vấn đề không chỉ đạt mục tiêu nhanh hơn mà họ còn tiến về phía trước nhanh hơn. Trong giải quyết vấn đề bạn cần sự linh hoạt, nếu bạn không linh hoạt thì sẽ không thể nhanh chóng thay đổi phương pháp để đạt được mục tiêu trong thời hạn cho phép được.
 

12/ Thích nghi nhanh

Nhanh chóng thích nghi với văn hóa, môi trường làm việc, đồng nghiệp, công việc và sự thay đổi của xã hội là một trong những yếu tố cần thiết để bạn được đánh giá cao trong Công ty. Đặc biệt khi bạn mới ra trường hoặc chuyển công việc. Đây là kỹ năng và kinh nghiệm mà bạn phải rèn luyện. Một trong những yếu tố cản trở sự thích nghi của bạn đó là sự sợ hãi, rụt rè. Nếu bạn là người luôn chủ động trong công việc, quan hệ với người khác thì bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều khi thay đổi môi trường.
 
Ví dụ: với các bạn sinh viên mới ra trường thì trong buổi đầu tiên đi làm bạn nên chuẩn bị một ít hoa quả để mời mọi người trong Công ty. Từ đó, đấy là cơ hội để bạn làm quen và hỏi thăm mọi  người, tạo mối quan hệ gần gũi từ những buổi đầu tiên. Tôi thường thấy trong những lúc mọi người ăn uống nhẹ thì họ thường rất cởi mở và dễ gần hơn khi làm việc (có thể do áp lực). Nhưng bạn lưu ý rằng đây không phải là cách hay đối với những Công ty họ không thích cho nhân viên ăn uống trong giờ làm. Bạn nên hỏi trước nhà tuyển dụng hoặc bộ phận nhân sự trước khi thực hiện ý tưởng này.
 

13/ Biết lắng nghe

Đa số chúng ta lắng nghe không phải để hiểu cái mà người khác đang nói, đang muốn truyền đạt đến mình mà chúng ta nghe để đối đáp. Thay vì tập trung vào điều mà người khác nói ta lại tập trung vào câu trả lời, hoặc lời nói của bản thân mình.
 
Chúng ta thường có các loại thái độ sau khi nghe người khác nói:
+  Một là: làm ngơ;
+  Hai là: giả vờ lắng nghe và thực tế không chú tâm đến điều họ nói;
+  Lắng nghe một phần của nội dung;
+  Chăm chú lắng nghe: tập trung toàn bộ vào điều người khác nói.
 
Việc không chú ý đến lời nói của người khác sẽ dẫn đến bạn có thể gây mất cảm tình với họ (đồng nghiệp hoặc cấp trên), hiểu sai thông tin (sẽ ảnh hưởng đến kết quả công việc sau này) hoặc một loạt các vấn đề khác. Đặc biệt khi người khác nhờ bạn giúp đỡ thì việc lắng nghe và hỗ trợ đúng lại càng cần thiết. Nếu bạn không hiểu hoàn cảnh của người khác thì bạn không thể đưa ra lời khuyên hay giúp đỡ chính xác được.
 
“Chẩn bệnh” trước khi “kê toa” bao giờ cũng sẽ khiến cho bên kia cảm thấy tin tưởng hơn nhiều vào giải pháp bạn đưa ra. Bạn không thể tin tưởng vào đơn thuốc của bác sĩ nếu không tin vào sự chẩn đoán của họ.
 
Làm thế nào để bạn không bị nghe nhầm? Hãy “nhắc lại”. Không hẳn là 100% nhưng trong những tình huống quan trọng việc bạn xác nhận lại nội dung với người nói là cần thiết để bạn và họ hiểu rằng bạn đã hiểu rõ ý của họ nói. Đặc biệt là khi sếp giao việc với nhân viên hoặc bạn phối hợp công việc với đồng nghiệp. Việc hiểu sai thông tin sẽ dẫn đến kết quả công việc sai và không đạt yêu cầu. Bạn không cần nhắc lại nguyên văn 100% điều mà họ nói, hãy nói lại theo cách hiểu của bạn và quan trọng là nội dung vẫn đúng ý.
 
Khi tôi là trưởng phòng kế toán nếu cấp dưới của tôi phát hiện sai sót trong hạch toán và đưa ra giải pháp để thực hiện điều chỉnh sai sót thì họ sẽ hỏi ý kiến tôi trước khi điều chỉnh. Tôi luôn luôn cố gắng hỏi họ thực trạng trước đây đã hạch toán thế nào? chứng từ ra làm sao? trong hoàn cảnh nào? sai do đâu? Nếu cấp dưới có thể trả lời tôi một cách rõ ràng, nhanh chóng, phản biện được các thắc mắc của tôi thì tức là họ đã tìm hiểu thông tin tốt, cẩn thận, kỹ càng. Điều này sẽ tăng sự tin tưởng của tôi với họ rằng họ đã không tìm hiểu thông tin một cách đầy đủ, chi tiết. Khi xác định hoàn cảnh đúng thì khả năng tìm nguyên nhân và đưa ra giải pháp sẽ đúng và đảm bảo tính cẩn thận.
 
Có thể bạn cho rằng việc làm này là mất thời gian nhưng tôi cho rằng là cần thiết. Một số nhà quản lý chỉ nghe qua câu chuyện và lập tức đồng ý cho cấp dưới điều chỉnh. Hoặc những người không biết công việc chi tiết thì phó mặc cho cấp dưới làm, chỉ quan tâm là đã làm xong. Nhưng tôi cho rằng về lâu về dài thì sẽ không tốt, có thể một lúc nào đó cách làm đó sẽ để lại hậu quả mà nhà quản lý không thể kiểm soát được. Tôi không muốn mình sẽ rơi vào hoàn cảnh như vậy.
 
Một trong những cách kiểm soát việc tốt đó là bạn phải đảm bảo được cấp dưới của mình hiểu rõ vấn đề, hoàn cảnh, nguyên nhân trước khi đưa ra phương án giải quyết. Dần dần những tình huống như vậy sẽ đào tạo cho cấp dưới của bạn phương pháp làm việc tốt nhất đó là tìm hiểu kỹ vấn đề trước khi đưa ra quyết định hoặc phương pháp giải quyết. Từ đó, họ sẽ kiểm soát công việc của họ tốt hơn và hạn chế rất nhiều sai sót, hiệu quả công việc nâng cao do không mất công làm lại, hạn chế những sai sót trọng yếu, rèn luyện cho họ tính cẩn thận, kỹ năng làm việc…Có rất nhiều cái lợi trong đó.
 
Nếu bạn làm được điều đó thì tôi nghĩ là kể cả đó là nhân viên mới thì vấn đề cũng sẽ được họ giải quyết tốt chứ không nhất thiết phải là người có kinh nghiệm. Thực tế người cấp dưới đó của tôi cũng là nhân viên mới. Do đó, trong công việc tôi phải đặt nhiều câu hỏi hơn cho họ để vừa cho họ thấy phải đào sâu đến mức độ nào trong công việc và cũng là cách để rèn luyện kỹ năng cho họ. Dần dần họ sẽ có cách thức giải quyết vấn đề tốt mà tôi có thể an tâm giao việc. Nếu họ đã được trải qua một loạt các tình huống phản biện của tôi trong công việc thì dần dần họ sẽ hiểu được cách nắm bắt, tìm nguyên nhân và giải quyết vấn đề.
 
Nhà quản lý tốt là người sẽ phải kiểm soát được công việc, kể cả của cấp dưới, và làm sao để cấp dưới có thể làm tốt công việc của mình. Như vậy họ mới có thể lãnh đạo một tập thể làm được nhiều việc hơn ở quy mô lớn hơn rất nhiều so với việc chỉ mình họ làm. Tôi thấy một số nhà quản lý mà trong những trường hợp như vậy gặp bế tắc trong giao tiếp với nhân viên rồi làm thay cho nhân viên và cho rằng nhân viên không đủ năng lực, kinh nghiệm để làm là sai lầm. Đừng làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh.
 

14/ Giao tiếp

Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Nó được thể hiện dưới bốn hình thức: nghe – nói – đọc – viết. Do đó, bạn có thể thấy chúng ta hàng ngày dành phần lớn thời gian để giao tiếp.
 
Mục đích cuối cùng của giao tiếp là hai bên đều hiểu rõ vấn đề, hoàn cảnh, thông tin, nội dung cần truyền đạt. Nếu thông tin không được truyền đạt đúng, đầy đủ, rõ ràng trong giao tiếp thì cũng giống như bạn chọn sai nguyên liệu để nấu ăn vậy. Chọn nguyên liệu sai sẽ ra hệ quả là nấu sai món ăn, không ra được kết quả cần có.
 
Đôi khi trong thực tế bạn sẽ gặp những trường hợp mà nghe một bên là không đủ. Bạn cần kiểm tra chéo lại thông tin từ nhiều bên khác để có được những thông tin chính xác và đầy đủ. Trong giao tiếp hàng ngày chuyện sai sót, những thông tin mang tính chủ quan từ người cung cấp thông tin phát sinh rất nhiều. Nếu không tỉnh táo bạn có thể tiếp nhận thông tin sai, mặc dù người cung cấp thông tin không cố ý nhưng vẫn sẽ có những sai sót vô tình từ họ.
 
Ví dụ: khi tôi đi kiểm kê hàng tồn kho thì thường tôi sẽ có làm việc với kho về vấn đề hàng hỏng, chúng tôi thường tách các hàng tồn kho nghi ngờ hỏng, lỗi mốt ra một khu vực riêng để dễ quản lý nhưng những thông tin mà kho cung cấp tôi sẽ không cho là chuẩn 100% mà tôi thường nhờ thêm cả phòng KCS (quản lý chất lượng) để hỗ trợ.
 
Nếu bạn cảm thấy không tự tin với thông tin mà bạn nhận được đã chính xác thì bạn nên tìm cách để xác nhận lại các thông tin đó. Khởi đầu có thể chậm một chút nhưng đảm bảo cho bạn hoàn thành tốt mục tiêu mà bạn mong muốn. Không gì tệ bằng việc đổ công sức, thời gian, tiền bạc để làm một điều gì đó rồi ta nhận thấy kết quả không như mong muốn hoặc không đáp ứng được yêu cầu ban đầu đề ra.
 
Bạn cần đặc biệt lưu ý khi giao tiếp với các phòng ban khác, hoặc những người mà có thể “bất đồng ngôn ngữ” với bạn. Tôi gọi là “bất đồng ngôn ngữ” bởi vì ví dụ như bộ phận mua hàng họ hoàn toàn không có được đào tạo về kế toán, các thuật ngữ kế toán với họ là một ngôn ngữ hoàn toàn khác. Do đó, trong giao tiếp sẽ rất nhiều vấn đề xảy ra giữa hai bên, thực tế tôi đã thấy rất nhiều vấn đề dẫn tới tranh luận, cáu gắt nhau chỉ vì hai bên không giao tiếp tốt với nhau, hiểu rõ nhau, không thể phối hợp công việc ra kết quả tốt.
 
 
 
 
Bất cứ ai thuộc nhóm “bất đồng ngôn ngữ” chuyên ngành (trong Công ty thì là: sếp, các phòng ban, đồng nghiệp; ngoài Công ty: là các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp…) với bạn thì bạn đều cần phải tập trung lắng nghe, hiểu rõ thông tin trong giao tiếp, thường xuyên phản biện lại họ để xác nhận rằng đã hiểu đúng thông tin. Việc bạn đề cao yếu tố hoài nghi về sự hiểu lầm trong giao tiếp sẽ giúp cho bạn hạn chế được việc bị tiếp nhận thông tin sai. Bạn không thể yêu cầu mọi người phải có trách nhiệm cung cấp đúng, đủ, rõ ràng, chính xác thông tin cho bạn. Không có một Công ty hoặc môi trường nào đáp ứng được yêu cầu đó. Đây là kỹ năng mà bạn phải học để làm việc tốt chứ không phải là bạn được quyền chọn lựa ai sẽ hợp tác hay làm việc cùng với mình.
 
Công ty mà tôi từng làm kế toán trưởng tất cả mọi người đều dùng thuật ngữ “khách hàng” để nói về “nhà cung cấp và khách hàng”. Hai đối tượng hoàn toàn khác nhau nhưng lại được dùng 1 thuật ngữ để giao tiếp. Và bạn thấy đó, tôi chỉ có thể sử dụng kỹ năng giao tiếp để làm việc với mọi người. Lúc này, kỹ năng lắng nghe của bạn sẽ phải được phát huy triệt để, hãy tập trung chú ý vào điều mà người đối diện đang nói chứ không phải tập trung vào cái mà bạn nghĩ trong đầu về cách trả lời. Đôi khi họ chưa nói hết ý thì bạn đã có sự hình dung về thông tin đầy đủ trong đầu thông qua phương thức phán đoán ý tự động trong não bạn. Việc phán đoán này rồi mặc định đó là thông tin mà đối phương đang nói đến là hoàn toàn không đúng. Hãy lắng nghe và tập trung vào thông tin mà đối phương nói với bạn.
 
Một vấn đề nữa chúng ta hay gặp trong giao tiếp đó là phương pháp truyền thông tin. Chúng ta  thường dễ dàng sử dụng phương thức truyền thông tin theo kiểu 1-1 nhưng với những thông tin mà chúng ta cần phải truyền đạt cho nhiều người chúng ta cũng sử dụng phương thức truyền thông tin 1-1.
 
Tôi ví dụ: khi Công ty của bạn có kế hoạch kiểm toán trong vài ngày sắp tới. Thông thường sếp sẽ phải gửi mail cho tất cả mọi người để thông báo kế hoạch kiểm toán với khách hàng, những ai tham gia nhóm kiểm toán, thời gian hoàn thành…Nhưng có thể một số trường hợp sếp của bạn chỉ ra nói chuyện bằng miệng với một ai đó trong nhóm. Như vậy thì việc sử dụng phương pháp truyền thông tin 1-1 hoặc truyền miệng sẽ không phù hợp. Bạn cần sử dụng những công cụ mà có thể giúp cho bạn có thể nhanh chóng nhất lan truyền thông tin đến nhiều người. Điều đó mới đạt được yêu cầu về giao tiếp. Và nếu bạn chọn hình thức là tự đi thông tin cho từng người thì bạn đang làm việc chăm chỉ mà không thông minh. Trong chúng ta, chắc chắn đã có những người gặp tình huống như vậy.
 
 
 
 
Thường chúng ta sử dụng sai phương pháp giao tiếp, truyền thông tin bởi vì:
 
+  Thứ nhất: bạn không xác định trước đầy đủ những ai có liên quan cần nhận thông tin, bạn sẽ ít khi cân nhắc tổng thể những người công việc sẽ gặp vấn đề nếu không nhận được thông tin. Thường chúng ta sẽ mắc lỗi này khi mà số lượng người tiếp nhận thông tin ở quy mô lớn và thông tin mang tính chất vụ việc, khẩn cấp, phát sinh đột xuất. Chúng ta không có sự chuẩn bị trước cho những tình huống như vậy để giao tiếp tốt.
 
+  Thứ hai: do thói quen. Chúng ta thường có một số cách giải quyết công việc mà nó đã được định hình thành thói quen ăn sâu vào hành vi hàng ngày. Các tình huống khác nhau sẽ cần cách thức giải quyết vấn đề khác nhau nhưng chúng ta thường sử dụng cùng một cách giải quyết vấn đề cho nhiều trường hợp.
 
+  Thứ ba: bạn không có nhiều công cụ và phương pháp để lựa chọn cách giao tiếp tốt nhất. Không phải ai cũng có thế mạnh về công nghệ và sử dụng thành thạo các công cụ giao tiếp.
 
Lưu ý rằng bạn mất thời gian giai đoạn đầu nhưng bạn sẽ tiếp kiệm được thời gian ở giai đoạn sau. Những hiểm lầm đơn giản ban đầu có thể bùng nổ thành những tranh cãi, chỉ trích nhau trong công việc, xung đột cá nhân, nhiều mối quan hệ sẽ bị phá vỡ về sau nếu chúng ta không làm tốt giai đoạn đầu tiên.
 
 
 
 
 

15/ Giữ cam kết

Trong công việc thường chúng ta không chú ý đến việc giữ lời hứa hay cam kết. Bạn có thể nghĩ rằng bạn hiếm khi hứa việc gì bao giờ nhưng nếu sếp hỏi rằng khi sếp giao việc cho bạn thì bao giờ bạn hoàn thành, và bạn trả lời rằng bạn sẽ xong vào ngày nào đó. Khi đến thời hạn bạn không hoàn thành tiến độ về thời gian. Mặc dù bạn không có nói “tôi hứa rằng…” nhưng việc bạn không hoàn thành kịp tiến độ đó là bạn đã không giữ đúng lời hứa và cam kết. Trong công việc là như vậy.
 
Thậm chí, nếu bạn không chủ động đưa ra thời hạn mà sếp đưa thời hạn cho bạn và bạn không hề có phản ứng hay giải thích về sự khó khăn, khó hoàn thành công việc kịp tiến độ ngay từ ban đầu đó cũng vô tình đã hình thành cam kết, lời hữa giữa bạn và sếp về thời hạn hoàn thành trong tình huống đó.
 
Bạn có thể giải thích khó khăn và lý do không thể hoàn thành kịp tiến độ chỉ khi nào thực sự bạn thấy mình sẽ rất cố gắng nhưng không thể làm được và sếp hiểu rõ sự cố gắng đó của bạn. Nếu bạn là người làm việc có trách nhiệm, uy tín, được tin tưởng thì khi bạn đưa ra lý do sếp sẽ thông cảm và tìm cách hỗ trợ bạn (thêm người làm, giãn thời gian…). Đừng sử dụng cách này để thoái thác, từ chối công việc, sếp và đồng nghiệp của bạn sẽ biết khi nào bạn đang thoái thác. Điều đó không tốt cho bạn sau này.
 
Một sai lầm khi chúng ta nhận việc đó là chỉ biết nghe và nhận việc. Chúng ta thường không có phân tích cách thức thực hiện công việc, có những điểm khó khăn gì có thể dẫn đến không hoàn thành được yêu cầu về chất lượng và thời gian. Từ những phân tích đó chúng ta không hề xin hỗ trợ để có thể hoàn thành công việc đúng yêu cầu và tăng tính khả thi. Thường chúng ta chỉ biết nhận việc và chăm chỉ làm, khi công việc không đảm bảo yêu cầu tiến độ và chất lượng thì bắt đầu tìm lý do thoái thác trách nhiệm và giải thích rằng chúng ta đã rất cố gắng nhưng không thể kịp được, có khi bạn còn cho rằng đó là do lỗi của sếp giao việc vượt quá khả năng của bạn.
 
Đứng trên góc độc của sếp, họ có rất nhiều việc phải bận tâm và việc bạn cần hỗ trợ, cần thêm thời gian…bạn cần phải trao đổi trước khi nhận việc. Sếp chỉ muốn công việc được hoàn thành tốt chứ không thể nào họ quá để ý đến công việc hiện tại của bạn đang là nhiều hay ít, có nên giao tiếp việc hay không, bạn có hoàn thành được không…Họ muốn bạn phải chủ động, phải tích cực khi nhận việc và quan trọng là nghĩ cho họ cách giải quyết công việc tốt nhất thậm chí nếu nó vượt khả năng của bạn thì bạn phải đề xuất giải pháp hỗ trợ. Đây là kỹ năng bạn phải học trên con đường thành công của bạn.
 
Việc bạn không hoàn thành công việc đúng yêu cầu, lúc nào cũng chỉ có lý do sẽ làm mất lòng tin của sếp với bạn, họ không thích nghe những câu chuyện về lý do của bạn và họ cũng không có thời gian để nghe. Dần dần, những suy nghĩ đó về bạn sẽ thành thói quen ăn sâu vào tiềm thức của sếp. Nên sẽ ảnh hưởng nhiều đến việc tăng thu nhập và cơ hội thăng tiến cho bạn.
 
Tôi cho rằng rất nhiều người họ đánh giá về một ai đó ở hiện tại thông qua những nhận thức trong quá khứ của họ với người đó. Khi nó đã ăn vào tiềm thức, vào trí nhớ dài hạn thì lúc nào họ cũng nghĩ về người đó như vậy. Bạn đừng để mọi người có những nhận thức không tốt về bạn sâu trong tiềm thức của họ.
 

16/ Tóm lại

Những kỹ năng mềm tạo nên điểm khác biệt của bạn, đó là lợi thế cạnh tranh của bạn trong nền kinh tế cạnh tranh ngày càng cao. Nếu bạn rèn luyện tốt những kỹ năng nêu trên bạn sẽ có lợi thế rất lớn khi làm việc ở bất cứ đâu. Đó là những giá trị mà không dễ dàng để có thể bị mất trong thời gian ngắn hoặc bị cạnh tranh trong thời gian ngắn. Nó sẽ mang lại cho bạn thu nhập và thành công trong thời gian dài hơn nhiều so với hiện tại.
 
Khi bản chuẩn bị hồ sơ xin việc, hãy cố gắng nêu nổi bật những điểm mạnh, kỹ năng của mình kèm theo đó là các ví dụ minh họa cụ thể cho kỹ năng mà bạn có. Nhà tuyển dụng mong muốn tìm kiếm được những ứng viên như vậy để phát triển cho doanh nghiệp của mình. Và bạn sẽ hoàn toàn tự tin với những kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn của mình khi tìm kiếm công việc tốt.
 
Với những bạn sinh viên mà chưa có bằng cấp tốt thì chính những kỹ năng này sẽ giúp bạn thu hút nhà tuyển dụng. Để được tuyển dụng những yếu tố mang lại lợi thế cạnh tranh khi tuyển dụng là cần thiết. Nếu bạn không biết cách trình bày, thể hiện mình tốt trong CV thì nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua hồ sơ của bạn. Họ thường không chú trọng vào những hồ sơ chỉ thể hiện mức bình thường, không có gì nổi bật.
 
 
Mr. Thanh Tuấn
CEO Trung tâm Kế toán HRA
Kiểm toán viên tại Công ty KIểm toán Quốc tế Unistars
 
 
Bình chọn

Từ khóa:

Bài viết liên quan

Hotline: 024 37932297