Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng tính năng
Mail Merge trong Word để định dạng ngày tháng, số và đơn vị tiền tệ. Nếu biết sử dụng tính năng này, bạn sẽ làm việc trên Word cực kỳ nhanh mà không cần mất nhiều thời gian chỉnh sửa.
Bạn đang xem: Định dạng số trong mail merge 2016
Mail Merger trong Word là gì?
Mail Merge (trộn thư) là chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word. Bạn có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin cụ thể. Tính năng này giúp các bạn tiết kiệm thời gian khi làm hợp đồng lao động, thư mời, thông báo, thư cảm ơn...và có thể in hàng loạt chỉ bằng vài thao tác đơn giản.
Tuy nhiên trong quá trình làm Mail Merge này, sẽ xuất hiện tình trạng lệch định dạng. Trong bài này, Gitiho.com sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng ngày, đơn vị tiền tệ và số đúng trong word khi bạn thực hiện thao tác trộn thư.
Trước khi ta thay đổi định dạng ngày, số và đơn vị tiền tệ trong Mail Merge, ta cần áp dụng các thao tác sau:
Bước 1: Chọn trường hợp nhất bạn muốn thay đổi. Trong tình huống này, nó là trường Ngày.
Bước 2: Nhấn đồng thời Shift và F9 để hiện thị các mã trường. Trường bạn muốn chọn sẽ như sau:
{MERGEFIELD DATE}, {MERGEFIELD CURRENCY} or {«Percent»}
Cách định dạng khi trộn thư Mail Merge trong Word
Định dạng
Mail Merge trong Word cho ngày tháng và cho số hay đơn vị tiền tệ sẽ có cách thực hiện các nhau. Bạn hãy đọc kỹ hướng dẫn chi tiết dưới đây để thực hiện nhé.
Định dạng ngày đúng cách khi Trộn thư (Mail Merge) trong Word
Hãy thêm định dạng dữ liệu sau \
"dd MMMM yyyy" vào tệp hợp nhất của ngày. Và trường hợp nhất của Ngày sẽ như sau:
{MERGEFIELD DATE\
"MMMM d, yyy"}.
Định dạng ngày sẽ thành dạng như trong hình ảnh dưới đây:
Chú ý: Bạn có thể thay đổi định dạng ngày tháng theo ý muốn. Các định dạng khác có thể dùng là: • dd/MMM/yyyy , • d/MMM/yy, • d MMMM yyyy
2. Định dạng Số và đơn vị tiền tệ đúng cách trong quá trình Trộn thư (Mail Merge) tại Word
Hãy thêm định dạng dữ liệu sau \# $,0.00 vào tệp hợp nhất đơn vị tiền tệ và trường hợp nhất đơn vị tiền tệ sẽ như sau:
{MERGEFIELD CURRENCY \ # $, 0,00}
Chú ý: \# $,0.00 được chuyển là định dạng số. Có thể biến đổi các dạng khác gồm:
\# 0 cho các số nguyên được làm tròn\# ,0 cho các số nguyên được làm tròn và có dấu phân cách hàng nghìn\# ,0.00 cho các số chính xác đến 2 chữ số thập phân, và có dấu phân cách hàng nghìn\# $,0 cho số đô la nguyên được làm tròn và có dấu phân cách hàng nghìn.\# "$,0.00;($,0.00);"-"" dùng cho đơn vị tiền tệ với dấu ngoặc quanh số âm và dấu gạch ngang cho các giá trị 0.Bên cạnh đó, đôi khi có số phần trăm, bạn cần chỉnh sửa trường Phần trăm bằng định dạng: {=«Percent»*100 \# 0.00%}
Kết luận
Hi vọng bài hướng dẫn định dạng ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số bằng cách dùng
Mail Merge trong Word này của chúng mình có thể giúp bạn nâng cao tốc độ làm việc.
Nhiều người nhầm tưởng, dùng Word soạn thảo ra được một tài liệu tương đối dễ nhìn thì được coi là thành thạo. Tuy nhiên kỹ năng dùng Word lại nhiều hơn bạn tưởng, kể cả chiều sâu lẫn rộng. Để trở thành chuyên gia dùng Word và tự tin trước mọi thứ liên quan đến Word hãy sở hữu ngay cho mình trọn bộ kiến thức
Tuyệt đỉnh Microsoft Word: Trở thành chuyên gia soạn thảo văn bản sau 8 giờ
Tuyệt đỉnh
Microsoft Word là khóa học tin học văn phòng được xây dựng và phát triển bởiđội ngũ sáng lập Gitiho được 50+ doanh nghiệp tin tưởng với hơn 40.000+ học viên tin dùng. Khóa học sẽ giúp bạn sử dụng thành thạo phần mềm
Microsoft Word để xử lý công việc. Với 44 bài giảng chi tiết từ cơ bản đến nâng cao, dù bạn đang ở trình độ nào thì cũng có thể tham gia khóa học. Đặc biệt, trong quá trình học, bạn có thể đặt câu hỏi cho giảng viên và sẽ được giải đáp trong vòng 24h.
Gitiho không giới hạn thời gian và số lần học của từng khóa. Chương trình học sẽ được cập nhật thường xuyện để cung cấp cho học viên những kiến thức mới nhất. Bạn chỉ cần đăng ký tham gia một lần là có thể học không giới hạn trọn đời. Chúc các bạn học tập hiệu quả!
Trộn thư (Mail Merge trong excel) là một công cụ vô cùng tiết kiệm thời gian khi phải gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn nhanh chóng tạo một lá thư, email hay tựa thư trong Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn có trong trang tính Excel. Học excel nâng cao Online sẽ cung cấp cho bạn tổng quan của đặc tính này và hướng dẫn trộn thư theo từng bước.
Nền tảng trộn thư:
Trộn thư (mail merge trong excel) có thể trông khó khăn, nhưng trên thực tế quá trình này khá đơn giản.Dể giúp bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư gồm 3 tài liệu:
Văn bản Word chứa mã ứng với từng phần cụ thể. Tệp nguồn trộn thư Excel chứa thông tin người nhận, mỗi hàng là một người nhận. Bản Word cuối cùng với thư, email, bì thư hoàn chỉnh.Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn thư:
Khi bạn trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ lấy tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel. Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn nên thay đổi hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư. Những điều quan trọng cần kiểm tra: Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột Bang và Thành phố riêng biệt. Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.Cách trộn thư từ Excel sang Word:
Khi hoàn thành và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Wrd 2010, tương tự cho Word 2013.
Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới. Chọn loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.
Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn Select All ở góc dưới bên trái.
Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.
Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.
Chú ý. Phòng ngừa những thông báo hiển thị mỗi lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối với danh sách thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word
Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.
Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác. Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}. Thêm một trong những mã hình trong các bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm \# $,0 và mã sau sẽ hiển thị: {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0} Nhấn F9 để cập nhận vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để xem kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| \# 0 | {MERGEFIELD CURRENCY\# 0} | 3000 | Làm tròn số |
| \# ,0 | {MERGEFIELD CURRENCY\# ,0} | 3,000 | Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| \# ,0.00 | {MERGEFIELD CURRENCY\# ,0.00} | 3,000.00 | Số chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| \# $,0 | {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0} | $3,000 | Làm tròn đô la và dấu phẩy phân cách phần ngàn |
| \# $,0.00 | {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0.00} | $3,000.00 | Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| \# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | {MERGEFIELD CURRENCY\# “$,0.00;($,0.00);’-‘”} | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc có nghĩa là số âm và một dấu gạch nối cho giá trị 0 |
| \# 0.00% | {MERGEFIELD PERCENT\# 0.00%} | 1.00% | Phần trăm chứa hai chữ số thập phân |
| \# 0% | {MERGEFIELD PERCENT\# 0%} | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý. Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.
Định dạng ngày tháng và thời gian
| Mã hình Ngày tháng/Thời gian | Ví dụ |
| \ “HH:mm:ss” | 10:45:32 |
Bạn có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng và giờ, nhưng nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.
Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại:Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn bản trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.
Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay đổi định dạng. Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, bạn sẽ thấy {DATE \“M/d/yyyy”} Nhấp phải vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.
Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.
Phím tắt Mail Merge:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của những chỗ trống |
| F9 | Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật |
| F11 | Đến chỗ trống cần điền sau |
| Shift + F11 | Đến chỗ trống cần điền trước |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel và văn bản Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư |
| Alt + Shift + M | In văn bản trộn thư |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một chỗ trống |
| Ctrl + F11 | Khóa chỗ trống cần điền. Kết quả sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa chỗ trống cần điền. Kết quả chỗ trống sẽ được cập nhật lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ liên kết chỗ trống cần điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường. |
| Alt + Shift + D | Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang |
| Alt + Shift + T | Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại |
| Alt + Shift + L | Chèn số thứ tự |
Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp cho các bạn có thể tạo thư tự động từ dữ liệu Excel sang Word – Tính năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.
Xem thêm: Điều hòa panasonic 1 chiều inverter 12000btu cu/cs, điều hòa panasonic 1 chiều 12000btu
Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi hra.edu.vn Online.
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:Một số hàm cơ bản thường gặp như: SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số… Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…Một số công cụ hay sử dụng như: Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức Lập báo cáo với Pivot Table…Rất nhiều kiến thức phải không nào? Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức một cách đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không hề có giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu lại kiến thức khi cần. Hiện nay hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: HocExcel.Online